Jak EBI24 wspomaga procesy w dużej firmie – korporacji?
Platforma EBI24 służy do zarządzania dokumentami firmowym i umożliwia bezpieczną wymianę dokumentów pomiędzy klientami i dostawcami oraz upraszcza ich podpisywanie drogą elektroniczną. Ułatwia także organizację procesu dalszego ich przechowywania oraz kontroli dostępu w centralnym archiwum.
Szerokie możliwości systemu umożliwiają integrację z innymi systemami przedsiębiorstwa generującymi dokumenty firmowe, w tym np. systemami klasy ERP.
Zobacz jakie zalety ma przechowywanie w archiwum dokumentów firmowych (umów, zamówień, faktur) w stosunku do formy papierowej:
-
1
łatwy dostęp do dokumentów poprzez szybkie i elastyczne mechanizmy wyszukiwania,
-
2
porządek dzięki systemowi katalogów, etykiet, załączników i dokumentów powiązanych,
-
3
precyzyjna kontrola dostępu,
-
4
wszystkie dokumenty w jednym miejscu, dostępne online 24/7,
-
5
przyśpieszenie procesów firmowych,
-
6
zbiorcze raportowanie,
-
7
niskie koszty dla firmy i dla środowiska.
Jakie praktyczne zastosowanie ma EBI24 dla firm:
Organizuj masowe wysyłki e-faktur do klientów (w tym faktur korygujących)
-
1
System EBI24 umożliwia organizację automatycznych wysyłek e-faktur do klientów firmy. Faktury można wystawiać bezpośrednio w systemie lub mogą one pochodzić z innego systemu fakturującego, a w procesie integracji trafią one automatycznie do EBI24.
-
2
Dokumenty wygenerowane w systemach zewnętrznych są automatycznie przypisywane do odbiorców, klientów firmy za pomocą wbudowanego w EBI24 systemu rozpoznawania tekstu – OCR. Następnie dokumenty są rozsyłane na adresy e-mail klientów lub bezpośrednio na ich konta w EBI24.
-
3
Niezależnie od wybranego kanału dystrybucji użytkownik EBI24 otrzymuje natychmiastową informację o dostarczeniu dokumentu do odbiorcy (ewentualnie o jego niedostarczeniu). Widoczna jest także informacja o jego odczytaniu przez odbiorcę, a następnie o ewentualnym jego przyjęciu bądź odrzuceniu. Proces ten można śledzić na bieżąco w systemie obserwując zmiany statusu dokumentu.
-
4
Każdy wysłany dokument ma przypisany i powiązany z nim dokument Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru. Znajdują się w nim informacje o podmiotach uczestniczących w procesie wysyłania i procesie akceptacji dokumentu. Jest to niezwykle istotne w procesie potwierdzania dostarczenia faktur korygujących.
Zbieranie i akceptacja faktur kosztowych.
EBI24 udostępnia użyteczną przestrzeń służącą do gromadzenia i archiwizacji faktur kosztowych.
Zobacz w jaki sposób system może zostać zasilony fakturami kosztowymi:
-
1
wysyłka na specjalny adres email o postaci numer_nip@ebi24.com, z którego przesyłki są automatycznie kierowane do wirtualnego sekretariatu w celu akceptacji. W zależności od adresu użytego do wysyłki EBI24 automatycznie przypisze nadawcę do Partnera zdefiniowanego w systemie, ułatwiając późniejsze wyszukiwanie i katalogowanie dokumentów,
-
2
wysyłka na inny, firmowy adres email z ustawionym automatycznym przekierowaniem na adres e-mail numer_nip@ebi24.com,
-
3
wysyłka wewnątrz sieci EBI24,
-
4
dostarczenie dokumentu PDF do pracownika firmy i ręczne uzupełnienie kluczowych danych,
-
5
skan dokumentu papierowego,
-
6
zdjęcie dokumentu wykonane telefonem komórkowym wyposażonym w specjalną, darmową aplikację EBI24.
Niezależnie od wybranego kanału przekazywana jest informacja o przyjęciu lub odrzuceniu przesyłki, wraz z uzasadnieniem. To ma znaczący wpływ na oszczędność czasu, który często przeznaczany jest na rozliczenia dokumentów.
Przyjęte dokumenty można wyeksportować do formatów płatności bankowych (paczki przelewów) oraz popularnych programów księgowo-finansowych. Takie działanie eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania danych, w ten sposób zaoszczędzony zostaje czas oraz wyeliminowane zostaje popełnienie ewentualnego błędu.
W jaki sposób przebiega proces podpisu elektronicznego EBISign
-
Z EBI24 elektroniczne podpisanie dowolnego dokumentu, np. pełnomocnictwa procesowego może być wykonane zdalnie i jest w pełni bezpieczne.
-
Wystarczy nanieść odpowiednie podpisy na dokument, ustalić strony i rozpocząć proces podpisywania.
-
Każda ze stron otrzyma zdalnie dokument do podpisu, za pomocą e-maila lub sieci EBI24. Strony składają odręczny podpis na dokumencie za pomocą smartfona, tabletu, myszki komputerowej lub panelu dotykowego.
-
Korzystając z funkcji podpisu elektronicznego EBISign znacząco skraca się czas potrzebny na uzyskanie podpisów i akceptacji dokumentów. Eliminuje on także konieczność fizycznego spotkania i dostarczenia dokumentów.
i zacznij korzystać już dzisiaj!