Czy jeżeli korzystam z innych systemów wsparcia mojej firmy, takich jak Księgowi, ERP, CRM, Project Management, to EBI24 jest dla mnie?
Tak, system EBI24 posiada wiele funkcji, które istnieją w pozostałych programach wsparcia biznesu, takich jak programy do wystawiania faktur, systemy księgowe, CRM, czy ERP. Posiadane przez system EBI24 funkcje obsługi faktur mogą w pełni zastąpić program do wystawiania faktur. Jednakże w razie konieczności system EBI24 może spełniać rolę komplementarną dla systemów ERP czy CRM oraz programów finansowych. EBI24 posiada szereg integracji z zewnętrznym oprogramowaniem. W przypadku, gdy na liście dostępnych integracji nie ma danego systemu lub programu, skontaktuj się z nami i zapytaj o możliwą integrację.
RozwińZwińCzy jeżeli korzystam z zewnętrznej firmy księgowej, to system EBI24 będzie przynosił mojej firmie korzyści?
Tak, EBI24 daje możliwość szybkiego dostarczania faktur do biura księgowego drogą elektroniczną, co pozwala uniknąć comiesięcznych wizyt w biurze księgowym lub konieczności wysyłania wydrukowanych faktur pocztą. W systemie możesz stworzyć specjalny dostęp dla Twojego biura księgowego i udzielić mu dostępu do wybranych dokumentów np. księgowych.
Faktury stworzone i wymienione w systemie EBI24 spełnią wymagania każdej księgowej – w EBI24 możesz między innymi opisywać faktury, dodawać załączniki itp.
Możliwa jest także integracja systemu EBI24 z wybranymi programami księgowymi. Dodatkową korzyścią dla Twojej firmy jest brak konieczności drukowania i kopiowania faktur. Nawet jeśli Twoja księgowa i tak drukuje wszystkie otrzymane faktury, to EBI24 wyeliminuje konieczność drukowania faktur przez Ciebie, co zredukuje koszty ponoszone przez Twoją firmę.
RozwińZwińJak aktywować usługę EBI24?
Aby zacząć korzystać z systemu EBI24, należy wejść na stronę ebi24.pl, a następnie zarejestrować się w zakładce “Rejestracja”. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych, weryfikacji maila oraz wyborze jednego z pakietów Twoje konto staje się aktywne i w pełni funkcjonalne. Pierwszy miesiąc użytkowania jest bezpłatny. Po tym okresie można przejść w tryb płatny lub zrezygnować z usługi i pobrać wszystkie stworzone dokumenty.
RozwińZwińJak mogę dopasować system EBI24 do własnych potrzeb?
Z dostępnych na stronie abonamentów wybierz pakiet odpowiadający Ci w zakresie ilości dokumentów i liczby użytkowników. Możesz też skontaktować się z nami, a nasz konsultant pomoże w doborze najlepszego rozwiązania dla Ciebie i Twojej firmy. Możesz na początek założyć konto w pakiecie “Standard” - a w razie zwiększenia się Twoich potrzeb w zakresie ilości dokumentów czy liczby użytkowników możesz w każdej chwili zmienić abonament na bardziej rozbudowany.
Jeżeli masz specyficzne potrzeby i szukasz funkcjii, które nie są ujęte w żadnym pakiecie standardowym, skontaktuj się z nami – sprawdzimy, czy możemy dla Ciebie wdrożyć EBI24 w modelu “Enterprise”.
RozwińZwińOdzyskiwanie hasła
Jeżeli zapomniałeś hasła do systemu EBI24 to możesz je w dowolnej chwili zresetować. Otrzymasz wtedy na swój adres email instrukcję opisującą procedurę krok po kroku.
Jeżeli wybrałeś opcję szyfrowania bazy danych, to potrzebny będzie także kod PUK, jaki otrzymałeś przy zakładaniu konta. Hasło i login do konta mogą być odzyskane tylko jeżeli znasz indywidualny kod PUK. Możesz rozpocząć proces resetowania hasła na stronie do logowania do konta lub skontaktować się nami.
RozwińZwińJak skonfigurować usługę?
W celu podstawowej konfiguracji usługi uruchom standardowy Help Tour dostępny po rozpoczęciu pracy w systemie oraz możliwy do uruchomienia w dowolnym momencie. W przypadku zaawansowanej konfiguracji lub problemów z podstawowymi ustawieniami skontaktuj się z nami za pomocą czatu, infolinii lub formularza kontaktowego.
RozwińZwińCzy system EBI24 jest połączony z innymi systemami zewnętrznymi? CEiDG
Tak, EBI24 jest zintegrowany z bazą CEiDG, a wszystkie wprowadzane dane partnerów są automatycznie pobierane i uzupełniane w wybranych polach. EBI24 dzięki pobieraniu danych firmowych z bazy CEiDG idealnie uzupełnia dane partnerów, nawet jeżeli nie znasz ich pełnych danych.
RozwińZwińCzy system jest połączony z systemami wymiany informacji takimi jak OGNIVO, BIK i inne?
Nie, system EBI24 nie wymienia żadnych danych z systemami informacji kredytowej, podatkowej, systemami organów państwowych. EBI24 nie pozwala na udostępnianie żadnych informacji podmiotom zewnętrznym.
RozwińZwińCzy mogę dać dostęp do moich dokumentów lub ich części innym?
Tak, EBI24 pozwala na przydzielanie uprawnień do całości, do wskazanej części konta lub do wybranych dokumentów. Uprawienia te mogą być nadane na stałe lub czasowo do wszystkich lub wybranych dokumentów.
RozwińZwińCzy dostęp dla innych osób może być ograniczony do pewnych działań, jak np. tylko wgląd do dokumentów?
Tak, w EBI24 można nadawać uprawnienia do dostępu do dokumentów osobom z Twojej firmy lub innym osobom. Dostęp może być udzielony na stałe, jak np. dla biura księgowego, lub czasowo, np. byłemu pracownikowi, który chce otrzymać stary PIT lub umowę o pracę lub jakikolwiek inny dokument. Można dowolnie określić zakres przyznanego uprawnienia – możesz zdecydować, czy osoba, której przyznano uprawnienie może tworzyć i edytować dokumenty, wysyłać je partnerom, czy też uprawnienie ogranicza się tylko do odczytu dokumentów bez możliwości ich zmiany. Dostęp do dokumentów dla danej osoby może być także ograniczony tylko do niektórych rodzajów dokumentów albo tylko do dokumentów pochodzących od konkretnego partnera.
RozwińZwińJakie raporty mogę generować w systemie EBI24?
System standardowo zawiera kilka standardowych raportów i statystyk pokazujących bilans firmy. Na życzenie istnieje możliwość przygotowania dodatkowych raportów lub też samodzielnego ich tworzenia. Raporty mogą być tworzone w postaci tabelek lub wykresów.
System oferuje między innymi możliwość stworzenia następujących raportów:
- działania użytkownika w czasie z podziałem na rodzaje dokumentów,
- średni czas obsługi zlecenia z podziałem na stany zlecenia,
- działania oddziałów z podziałem na rodzaje dokumentów,
- statystyki tworzonych dokumentów w przedziałach czasowych,
- zestawienia kosztów, wydatków, przepływów finansowych.
Szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji obsługi.
RozwińZwińJak zintegrować usługę z bankiem?
EBI24 oferuje możliwość eksportu faktur i innych dokumentów do formatu płatności bankowych. Wygenerowany plik można następnie zaimportować w systemie płatności bankowych celem dalszej akceptacji.
Wspieramy formaty używane przez większość banków w Polsce. Jeżeli Twojego banku nie ma na liście skontaktuj się z nami, a my postaramy się dodać Twój bank jak najszybciej.
Szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji obsługi.
RozwińZwińJak zintegrować usługę z bankiem z systemem księgowym?
EBI24 oferuje możliwość eksportu faktur i innych dokumentów do formatów używanych przez popularne programy księgowe. Wygenerowany plik można następnie zaimportować w systemie księgowym.
Jeżeli Twojego programu księgowego nie ma na liście skontaktuj się z nami, a my postaramy się dodać go jak najszybciej.
Szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji obsługi.
RozwińZwińJak wprowadzić kontrahenta?
Kontrahentów możesz dodać wprowadzając ich dane ręcznie, zaimportować z pliku Excel/CSV lub zaimportować ze swojego programu księgowego. W przypadku wprowadzania danych partnera ręcznie, możesz skorzystać z opcji pobrania danych firmowych kontrahenta z bazy CEiDG – system EBI24 jest zintegrowany z bazą CEiDG, a wprowadzane dane partnerów są automatycznie pobierane i uzupełniane w wybranych polach.
Szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji obsługi.
RozwińZwińJak dostarczyć dokument odbiorcy, który nie jest użytkownikiem EBI24?
Wystarczy wprowadzić adres e-mail odbiorcy w sekcji z danymi kontrahenta, by móc wysyłać mu dokumenty, prośby o akceptację czy podpisy.
Szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji obsługi.
RozwińZwińSkąd pobrać materiały i instrukcje do obsługi systemu?
Szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji obsługi. Jeżeli nie znajdziesz odpowiedzi w instrukcji możesz skontaktować się z nami za pomocą czatu, telefonicznie lub za pomocą formularza kontaktowego.
RozwińZwińJak przenieść i zarchiwizować dokumenty firmy, które są dostępne w formie papierowej? Czy EBI24 świadczy usługę digitalizacji i archiwizacji?
EBI24 świadczy usługę archiwizacji dokumentów. W przypadku pojedynczych dokumentów posiadanych w formie papierowej, wystarczy zrobić ich skan lub zdjęcie, a następnie wczytać do systemu EBI24 i zapisać w sekcji dokumentów bieżących lub w archiwum. W razie potrzeby digitalizacji dużej ilości dokumentów, skontaktuj się z nami telefonicznie lub mailowo. Po otrzymaniu zapytania przygotujemy indywidualną ofertę.
RozwińZwińCzy system EBI24 obsługuje inne języki?
EBI24 oferuje interfejs użytkownika między innymi w wersji polskiej i angielskiej, a pełna lista języków jest stale rozwijana. Jeżeli chciałbyś, abyśmy dodali kolejny język, skontaktuj się z nami.
RozwińZwińJak korzystać z systemu EBI24 we współpracy z odbiorcami zagranicznymi?
EBI24 posiada szereg funkcji wspierających działalność międzynarodową. Z racji bycia systemem internetowym EBI24 jest dostępny dla przedsiębiorców na całym świecie, a w jego używaniu pomaga ciągle rosnąca ilość języków. Przedsiębiorca zagraniczny może zarejestrować konto w systemie EBI24. Może również otrzymywać dokumenty wysłane za pośrednictwem systemu EBI24 na swój adres email.
Dodatkowo EBI24 posiada opcję wystawiana faktur dwujęzycznych i dwuwalutowych, co znacząco ułatwia rozliczenia pomiędzy podmiotami z różnych krajów.
RozwińZwińJak działa konto demo?
Za korzystanie z kont DEMO nie jest pobierana żadna opłata. Konta DEMO służą do zapoznania się z systemem wg specyficznych potrzeb. Po wejściu na listę kont DEMO należy wybrać branżę najbliższą Twojej firmie. Na koncie można zapoznać się z funkcjami przeznaczonymi do danej kategorii firmy, a nawet branży. Rekomendowane jest przejście Help Tour dla zapoznania się z podstawowymi elementami systemu. Na koncie DEMO nie można wprowadzać własnych dokumentów, ale można pracować na dokumentach dostępnych w systemie.
RozwińZwińCzy można korzystać z usługi na własnym serwerze?
W tej chwili EBI24 jest oferowana wyłącznie jako usługa na centralnym serwerze. Aby omówić możliwość zainstalowania EBI24 na dedykowanym serwerze Państwa firmy prosimy o kontakt z naszym działem sprzedaży.
RozwińZwińCzy system umożliwia importowanie spraw/dokumentów z zewnętrznego systemu archiwizacji, np. archiwum cyfrowego, nośników zewnętrznych?
Proponowany system oferuje bogate API służące do integracji z systemami zewnętrznymi. Skontaktuj się z nami celem poznania szczegółów.
RozwińZwińCzy system pozwala na definiowanie uprawnień poszczególnym użytkownikom?
Tak, uprawnienia mogą być definiowane dla różnych użytkowników według różnych parametrów – w zależności czy uprawnienie ma być przyznane np. pracownikowi, księgowej czy też organowi kontroli podatkowej. Można dowolnie określić zakres przyznanego uprawnienia dla konkretnego użytkownika – możesz zdecydować, czy osoba, której przyznano uprawnienie może tworzyć i edytować dokumenty, wysyłać je partnerom, czy też uprawnienie ogranicza się tylko do odczytu dokumentów bez możliwości ich zmiany. Dostęp do dokumentów dla danej osoby może być także ograniczony tylko do niektórych rodzajów dokumentów, wybranych katalogów albo tylko do dokumentów pochodzących od konkretnego partnera.
RozwińZwińCzy system zapewnia monitoring wykonania i stanu realizacji zadań i przesyłki dokumentów?
Istnieje możliwość sprawdzenia stanu realizacji zadania na dowolnym dokumencie i w dowolnym momencie jego realizacji. Na bieżąco widoczny jest status dokumentu pokazujący, czy wysłany dokument został odczytany, zaakceptowany lub podpisany. Dodatkowo, np. w przypadku faktur, EBI24 umożliwia oznaczenie faktury jako opłaconej po otrzymaniu przelewu. Dokumenty, których termin płatności już minął, oznaczone są na liście kolorem czerwonym. Oznaczenia te pozwalają w łatwy sposób zarządzać informacjami o płatnościach.
RozwińZwińCzy system jest wyposażony w wydajny i wielokryteriowy system wyszukiwania?
System zapewnia możliwość wyszukiwania dokumentów według różnych kryteriów dzięki zaawansowanemu panelowi filtrów. Całość systemu została tak przygotowana, by zapewnić wysoką wydajność nawet przy dużej liczbie dokumentów. Wyszukiwać można po wszelkich parametrach dokumentu – data, nazwa, typ, etykiety, katalogi, partner, status itp. Nie można natomiast wyszukiwać dokumentów według treści w nich zawartych (np. treści umowy).
RozwińZwińJak wygląda generator raportów i zestawień?
W systemie dostępne są ogólne generatory raportów. W pakiecie Enterprise system pozwala na wprowadzenie raportów według indywidualnych potrzeb. Skontaktuj się z nami w celu ustalenia możliwości generowania niestandardowych raportów.
RozwińZwińCzy system wspiera obsługę poczty elektronicznej?
EBI24 umożliwia wysyłanie dokumentów na adres email użytkownika nieposiadającego konta w systemie, a także akceptację bądź odrzucenie przez niego otrzymanych dokumentów. Kontrahent nieposiadający konta w systemie EBI24 może wysłać do Ciebie dokument na specjalny, indywidualny adres email, z którego przesyłki automatycznie trafią bezpośrednio na Twoje konto w EBI24.
RozwińZwińCzy system umożliwia pracę z dowolnego komputera wyposażonego w przeglądarkę internetową i intranet?
System nie wymaga żadnych dodatkowych aplikacji poza standardową przeglądarką internetową (Firefox, Chrome, Internet Explorer, Safari) i dostępem do internetu.
RozwińZwińCzy z systemu można usuwać dane i kto może to robić, w jakim momencie można usuwać dane i dokumenty?
Tak, właściciel konta lub osoba przez niego uprawniona może usunąć dowolne wprowadzone dane i dokumenty z systemu, o ile wcześniej nie zostały one oznaczone jako „Zablokowane” przez inną uprawnioną osobę. Aby skasować zablokowany dokument musi zostać on wcześniej odblokowany przez osobę, która dokonała blokady.
Usunięte dokumenty trafiają do kosza, z którego mogą zostać przywrócone w ciągu 30 dni od usunięcia. Po tym czasie usunięte dokumenty są trwale i nieodwracalnie kasowane z systemu EBI24.
RozwińZwińCzy dane z systemu można usunąć trwale?
Tak, usunięte dokumenty trafiają najpierw do kosza, z którego mogą zostać przywrócone w ciągu 30 dni od usunięcia. Po tym czasie usunięte dokumenty są trwale i nieodwracalnie kasowane z systemu EBI24. Kosz można także opróżnić ręcznie w dowolnym momencie – ta czynność spowoduje trwałe usunięcie dokumentów z systemu.
RozwińZwińCzy system umożliwia personalizację wyglądu, układu dokumentów, katalogów etc.?
Tak, jest to podstawowa funkcja systemu realizowana poprzez panel administratora. Administrator konta może spersonalizować wygląd i układ dokumentów na wiele sposobów:określenie logo, nagłówka i stopki dla każdego typu dokumentu,
- zdefiniowanie własnej struktury katalogów,
- zdefiniowanie własnych etykiet,
- zdefiniowanie własnych pól dodatkowych używanych dla opisu każdego typu dokumentów, takich jak: pola tekstowe, pola numeryczne, daty, wybór wartości z listy.
RozwińZwińCzy system wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania (klienta dla aplikacji)?
System nie wymaga żadnych dodatkowych aplikacji, poza standardową przeglądarką internetową (Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari).
RozwińZwińJak znaleźć poszczególne funkcje w systemie i sposób na ich wdrożenie?
Wszystkie funkcje, cały opis systemu oraz instrukcja wdrożenia opisane są w manualu dostępnym tutaj. Wszystkie funkcje dostępne w systemie opisane są tutaj. Pomocne są także tutoriale. Ponadto, w razie potrzeby skorzystania z pomocy konsultanta, można skontaktować się z naszym działem obsługi za pomocą czatu, infolinii lub formularza kontaktowego.
RozwińZwińJeżeli masz jakiekolwiek pytanie na które nie możesz znaleźć odpowiedzi, skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego lub czatu.