Co to jest EBI24?
System EBI24 to system elektronicznego zarządzania i obiegu dokumentów. EBI24 ułatwia sprawną i szybką realizację działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich segregowanie, klasyfikację, udostępnianie i archiwizację, aż do zarządzania ich obiegami.
EBI24 pozwala zamienić dokumentację papierową na elektroniczną przy pełnej kontroli i bezpieczeństwie obiegu dokumentów, bez konieczności korzystania ze standardowych przesyłek pocztowych z potwierdzeniem odbioru itp. EBI24 udostępnia wiele funkcji dla tworzenia, obiegu i archiwizacji dokumentów w Twojej firmie i z Twoimi Partnerami. EBI24 to prosty i intuicyjny w obsłudze program wspomagający prowadzenie biura i obieg dokumentów.
Korzystając z systemu EBI24 można zachować tradycyjne procedury i formy pracy z dokumentami z zachowaniem wszelkich korzyści wynikających z przejścia na formę elektroniczną. Wszystkie funkcje systemu EBI24 można znaleźć na podstronie funkcjonalności.
RozwińZwiń
Jakie są korzyści z korzystania z systemu EBI24?
EBI24 przede wszystkim usprawni pracę z dokumentami. Pozwoli na szybsze i sprawniejsze tworzenie, wysyłanie, katalogowanie i wyszukiwanie dokumentów, a także umożliwi redukcję kosztów w porównaniu z ich tradycyjną formą i papierowym obiegiem. EBI24 pozwala na realizację w formie elektronicznej takich zadań jak tworzenie, obieg, dystrybucja, katalogowanie, archiwizacja, raportowanie i wiele innych . Korzystając z systemu EBI24 można zachować tradycyjne procedury i formy pracy z dokumentami z zachowaniem wszelkich korzyści wynikających z przejścia na formę elektroniczną. Archiwizacja dokumentów z wykorzystaniem EBI24 pozwoli na oszczędność miejsca i kosztów z tym związanych, ale przede wszystkim umożliwi bardzo szybkie dotarcie do dokumentów w archiwum zarówno Tobie jak i osobie wskazanej. Wszystkie zachowane dokumenty będą miały takie same atrybuty jak dokumenty papierowe – opisy, katalogi, a nawet podpisy.
Wykorzystując EBI24 możesz także drukować dokumenty - ale tylko te, których wydruków
naprawdę potrzebujesz.
Jakie czynności i obowiązki biura można przekształcić na formę elektroniczną?
Wirtualny sekretariat - organizuje obieg i zarządzanie przepływem, dostępem i przechowywaniem dokumentów.
Dostępność - rozwiązuje kwestię dostępu do dokumentów firmowych dla właścicieli, wspólników, pracowników, partnerów, podwykonawców - dostęp jest możliwy z dowolnego urządzenia, w każdym miejscu z dostępem do internetu, przez 24h na dobę.
Pełna kontrola nad dokumentami firmowymi – zmieniający się na bieżąco status wysyłki i odbioru, potwierdzenie płatności, widoczne akceptacje, podpisy itp.;
Rozliczenie podwykonawców – zapewnia łatwą i przejrzystą procedurę rozliczenia podwykonawców, w tym:
- zawieranie umów,
- wysyłanie informacji o kwocie faktury (zlecenia),
- akceptacja zleceń,
- wystawianie faktur na podstawie zlecenia,
- odbiór faktur kosztowych/rachunków do umowy o dzieło/zlecenie,
- wskaźnik zgodności faktury z zamówieniem,
- akceptacja/Odrzucenie faktur,
- korygowanie faktur/akceptacja korekty,
- automatyczne wiązanie zleceń i faktur celem łatwiejszego wyszukiwania,
- eksport faktur do paczek płatności bankowych,
- eksport do systemów księgowych.
Akceptacja faktur – zarówno zwykłych jak i korygujących, certyfikat potwierdzający dostarczenie i odbiór faktury przez kontrahenta.
Podpisywanie umów - zdalne podpisywanie umów drogą elektroniczną (podpis elektroniczny).
Wymiana dokumentów z osobami niebędącymi użytkownikami EBI:
- wysyłanie dokumentów na adres email kontrahenta (z potwierdzeniem odbioru i odczytania),
- wysyłanie dokumentów do wypełnienia,
- wysyłanie dokumentów do podpisu,
- specjalny adres email do otrzymywania dokumentów wysłanych za pośrednictwem emaila bezpośrednio na konto EBI24.
Problem zaginięcia dokumentów - wszystkie dokumenty w jednym miejscu, natychmiastowe skanowanie paragonów i faktur kosztowych i archiwizowanie ich w systemie, kopie zapasowe.
Księgowanie dokumentów:
- natychmiastowy dostęp dla księgowości,
- integracja z programami księgowymi,
- całkowita eliminacja papieru, także dla faktur otrzymanych w formie papierowej i paragonów,
- skrócenie czasu księgowania o 50%,
- blokada zaksięgowanych dokumentów.
Problem papierowego obiegu i przechowywania dokumentów
Obieg dokumentów wewnątrz firmy - (między działami i oddziałami), możliwość ograniczenia widoczności i dostępu do dokumentów w zależności od przyznanych uprawnień.
Usprawnienie procesu realizacji płatności bankowych- faktury kosztowe, rachunki, listy płac.
Rozwiązuje problem konieczności korzystania z osobnych rozproszonych systemów do obsługi dokumentów - wystawianie, przechowywanie, wymiana, podpisywanie.
Rozwiązuje problem trudnej obsługi - programów typu ERP/DMS czy innych z zakresu EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów).
RozwińZwińDla kogo przeznaczony jest system EBI24 i komu przyniesie najwięcej korzyści?
Dla jednoosobowych działalności - wystawianie faktur, korygowanie, zbieranie kosztów, dostęp dla księgowości, bezpieczne przechowywanie, dostęp online, wersja mobilna.
Dla małych i średnich firm - wirtualny sekretariat, zarządzanie dostępem do dokumentów poprzez przyznane uprawnienia.
Dla dużych firm - masowe rozsyłanie faktur elektronicznych, zbieranie potwierdzeń, zawieranie umów, zlecenia, zbieranie faktur kosztowych.
EBI24 to system, który wykorzystają i docenią w pełni firmy pracujące z dużą ilością podwykonawców, agentów handlowych, kierowców, osób na zleceniach i umowach o dzieło, systemach prowizyjnych, jak również firmy posiadające oddziały, sieci franczyzowe, spółki zagraniczne powiązane kapitałowo oraz osoby prowadzące kilka spółek.
System EBI24 jest przeznaczony dla osób, dla których liczy się pełna kontrola nad prowadzoną działalnością i zwiększanie efektywności prowadzonych działań.
RozwińZwińJakie branże korzystają z EBI24?
- Agencje nieruchomości
- Kancelarie prawne
- Biura podróży
- Ubezpieczyciele i agencje finansowe
- Biura tłumaczeń
- Księgowi
- Wynajem samochodów
- Deweloperzy
- Freelancerzy
- Agencje i Fundacje rządowe i pozarządowe
- Agencje marketingowe
- Firmy transportowe
- Drukarnie
- Przychodnie i gabinety lekarskie (prywatna służba zdrowia)
- E-commerce, Sklepy internetowe
Wszystkie funkcje, które możesz wykorzystać w swojej działalności, znajdziesz na koncie demo. Zaloguj się na konto demo, wybierz kategorię firmy, której odpowiada Twoja działalność i sprawdź możliwości systemu EBI24.
RozwińZwińCzy jeżeli korzystam z innych systemów wsparcia mojej firmy, takich jak Księgowi, ERP, CRM, Project Management, to EBI24 jest dla mnie?
Tak, system EBI24 posiada wiele funkcji, które istnieją w pozostałych programach wsparcia biznesu, takich jak programy do wystawiania faktur, systemy księgowe, CRM, czy ERP. Posiadane przez system EBI24 funkcje obsługi faktur mogą w pełni zastąpić program do wystawiania faktur. Jednakże w razie konieczności system EBI24 może spełniać rolę komplementarną dla systemów ERP czy CRM oraz programów finansowych. EBI24 posiada szereg integracji z zewnętrznym oprogramowaniem. W przypadku, gdy na liście dostępnych integracji nie ma danego systemu lub programu, skontaktuj się z nami i zapytaj o możliwą integrację.
RozwińZwińCzy jeżeli korzystam z zewnętrznej firmy księgowej, to system EBI24 będzie przynosił mojej firmie korzyści?
Tak, EBI24 daje możliwość szybkiego dostarczania faktur do biura księgowego drogą elektroniczną, co pozwala uniknąć comiesięcznych wizyt w biurze księgowym lub konieczności wysyłania wydrukowanych faktur pocztą. W systemie możesz stworzyć specjalny dostęp dla Twojego biura księgowego i udzielić mu dostępu do wybranych dokumentów np. księgowych.
Faktury stworzone i wymienione w systemie EBI24 spełnią wymagania każdej księgowej – w EBI24 możesz między innymi opisywać faktury, dodawać załączniki itp.
Możliwa jest także integracja systemu EBI24 z wybranymi programami księgowymi. Dodatkową korzyścią dla Twojej firmy jest brak konieczności drukowania i kopiowania faktur. Nawet jeśli Twoja księgowa i tak drukuje wszystkie otrzymane faktury, to EBI24 wyeliminuje konieczność drukowania faktur przez Ciebie, co zredukuje koszty ponoszone przez Twoją firmę.
RozwińZwińCzy korzystanie z systemu EBI24 jest tańsze niż korzystanie z innych systemów ERP, EOD?
Na rynku jest dostępnych coraz więcej rozwiązań z zakresu EOD I ERP oraz CRM, Project Management. Coraz więcej programów jest dostępne w modelu “cloud computing”. EBI24 jest tego typu rozwiązaniem i w chwili obecnej jest jednym z bardziej przystępnych rozwiązań pod względem kosztów I funkcjonalności.
RozwińZwińCzy można system EBI24 przetestować nieodpłatnie?
Tak, z systemem EBI24 można zapoznać się poprzez przetestowanie konta DEMO. Jeżeli chcesz wypróbować EBI24 dla swojej firmy, możesz założyć konto i używać je za darmo przez 30 dni. Po tym okresie będziesz miał możliwość rezygnacji bez ponoszenia żadnych opłat lub rozpoczęcia używania produktu w wersji płatnej. W EBI24 nie zawierasz umowy na czas określony, więc możesz przestać z niego korzystać i płacić w dowolnym momencie. Co więcej po rezygnacji z EBI24 będziesz miał możliwość łatwego wyeksportowania wszystkich przechowywanych dokumentów.
RozwińZwińJak aktywować usługę EBI24?
Aby zacząć korzystać z systemu EBI24, należy wejść na stronę ebi24.pl, a następnie zarejestrować się w zakładce “Rejestracja”. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych, weryfikacji maila oraz wyborze jednego z pakietów Twoje konto staje się aktywne i w pełni funkcjonalne. Pierwszy miesiąc użytkowania jest bezpłatny. Po tym okresie można przejść w tryb płatny lub zrezygnować z usługi i pobrać wszystkie stworzone dokumenty.
RozwińZwińJeśli potrzebuję indywidualnego rozwiązania w systemie EBI24 – czy jest to możliwe?
EBI24 oferuje pakiet Enterprise. Z modelu Enterprise korzystają zarówno duże, jak i małe firmy. Jest to rozwiązanie dla tych wszystkich, dla których proponowane pakiety są niewystarczające lub nie posiadają specyficznej, unikalnej funkcjonalności, np. takiej jak integracja z Twoim systemem, specyfikacja poszczególnych funkcjonalności. W takim wypadku skontaktuj się z naszym działem obsługi, a my postaramy się odpowiedzieć na Twoje potrzeby.
RozwińZwińCzy EBI24 będzie odpowiedni dla firmy, która posiada dużą ilość kontrahentów lub oddziałów?
Tak, jak najbardziej. System EBI24 to przede wszystkim korzyści wynikające z budowania szerokiej sieci współpracy. EBI24 nie tylko wspomaga obieg dokumentów wewnątrz firmy, ale jego rdzeń stanowią funkcje do obsługi obiegu dokumentów firmy w jej bliższym i dalszym otoczeniu biznesowym (oddziały, ajenci, kontrahenci, partnerzy, pracownicy stali i w modelu prowizyjnym, agenci itp.).
RozwińZwińJakie raporty mogę generować w systemie EBI24?
System standardowo zawiera kilka standardowych raportów i statystyk pokazujących bilans firmy. Na życzenie istnieje możliwość przygotowania dodatkowych raportów lub też samodzielnego ich tworzenia. Raporty mogą być tworzone w postaci tabelek lub wykresów.
System oferuje między innymi możliwość stworzenia następujących raportów:
- działania użytkownika w czasie z podziałem na rodzaje dokumentów,
- średni czas obsługi zlecenia z podziałem na stany zlecenia,
- działania oddziałów z podziałem na rodzaje dokumentów,
- statystyki tworzonych dokumentów w przedziałach czasowych,
- zestawienia kosztów, wydatków, przepływów finansowych.
Szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji obsługi.
RozwińZwińCzy zmiana pakietu powoduje utratę danych i dokumentów?
Nie. Wprowadzone dane i dokumenty nigdy nie są kasowane inaczej niż na żądanie uprawnionego użytkownika konta.
RozwińZwińJak dostarczyć dokument odbiorcy, który nie jest użytkownikiem EBI24?
Wystarczy wprowadzić adres e-mail odbiorcy w sekcji z danymi kontrahenta, by móc wysyłać mu dokumenty, prośby o akceptację czy podpisy.
Szczegółowe informacje znajdziesz w instrukcji obsługi.
RozwińZwińJak przenieść i zarchiwizować dokumenty firmy, które są dostępne w formie papierowej? Czy EBI24 świadczy usługę digitalizacji i archiwizacji?
EBI24 świadczy usługę archiwizacji dokumentów. W przypadku pojedynczych dokumentów posiadanych w formie papierowej, wystarczy zrobić ich skan lub zdjęcie, a następnie wczytać do systemu EBI24 i zapisać w sekcji dokumentów bieżących lub w archiwum. W razie potrzeby digitalizacji dużej ilości dokumentów, skontaktuj się z nami telefonicznie lub mailowo. Po otrzymaniu zapytania przygotujemy indywidualną ofertę.
RozwińZwińCzy system EBI24 obsługuje inne języki?
EBI24 oferuje interfejs użytkownika między innymi w wersji polskiej i angielskiej, a pełna lista języków jest stale rozwijana. Jeżeli chciałbyś, abyśmy dodali kolejny język, skontaktuj się z nami.
RozwińZwińJak korzystać z systemu EBI24 we współpracy z odbiorcami zagranicznymi?
EBI24 posiada szereg funkcji wspierających działalność międzynarodową. Z racji bycia systemem internetowym EBI24 jest dostępny dla przedsiębiorców na całym świecie, a w jego używaniu pomaga ciągle rosnąca ilość języków. Przedsiębiorca zagraniczny może zarejestrować konto w systemie EBI24. Może również otrzymywać dokumenty wysłane za pośrednictwem systemu EBI24 na swój adres email.
Dodatkowo EBI24 posiada opcję wystawiana faktur dwujęzycznych i dwuwalutowych, co znacząco ułatwia rozliczenia pomiędzy podmiotami z różnych krajów.
RozwińZwińJak usługa jest rozliczana?
Pierwszy miesiąc korzystania z systemu EBI24 jest bezpłatny. Po tym czasie należy dokonać płatności internetowej lub zrezygnować z usługi.
RozwińZwińCzy można korzystać z usługi na własnym serwerze?
W tej chwili EBI24 jest oferowana wyłącznie jako usługa na centralnym serwerze. Aby omówić możliwość zainstalowania EBI24 na dedykowanym serwerze Państwa firmy prosimy o kontakt z naszym działem sprzedaży.
RozwińZwińCzy system jest wyposażony w wydajny i wielokryteriowy system wyszukiwania?
System zapewnia możliwość wyszukiwania dokumentów według różnych kryteriów dzięki zaawansowanemu panelowi filtrów. Całość systemu została tak przygotowana, by zapewnić wysoką wydajność nawet przy dużej liczbie dokumentów. Wyszukiwać można po wszelkich parametrach dokumentu – data, nazwa, typ, etykiety, katalogi, partner, status itp. Nie można natomiast wyszukiwać dokumentów według treści w nich zawartych (np. treści umowy).
RozwińZwińJak wygląda generator raportów i zestawień?
W systemie dostępne są ogólne generatory raportów. W pakiecie Enterprise system pozwala na wprowadzenie raportów według indywidualnych potrzeb. Skontaktuj się z nami w celu ustalenia możliwości generowania niestandardowych raportów.
RozwińZwińCzy system wspiera obsługę poczty elektronicznej?
EBI24 umożliwia wysyłanie dokumentów na adres email użytkownika nieposiadającego konta w systemie, a także akceptację bądź odrzucenie przez niego otrzymanych dokumentów. Kontrahent nieposiadający konta w systemie EBI24 może wysłać do Ciebie dokument na specjalny, indywidualny adres email, z którego przesyłki automatycznie trafią bezpośrednio na Twoje konto w EBI24.
RozwińZwińCzy system umożliwia pracę z dowolnego komputera wyposażonego w przeglądarkę internetową i intranet?
System nie wymaga żadnych dodatkowych aplikacji poza standardową przeglądarką internetową (Firefox, Chrome, Internet Explorer, Safari) i dostępem do internetu.
RozwińZwińCzy system wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania (klienta dla aplikacji)?
System nie wymaga żadnych dodatkowych aplikacji, poza standardową przeglądarką internetową (Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari).
RozwińZwińJeżeli masz jakiekolwiek pytanie na które nie możesz znaleźć odpowiedzi, skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego lub czatu.