Jesteś właścicielem kancelarii prawnej?
Z EBI24 praca stanie się prostsza i efektywniejsza

  •  

    Funkcje, które oferuje EBI24 w znacznym stopniu usprawnią działania prowadzone w kancelarii. Ewidencjonowanie korespondencji, wymiana dokumentów z klientami, zdalny, elektroniczny podpis czy bezpieczny i kontrolowany dostęp do wszystkich dokumentów prawnych mają realny wpływ na sprawniejszą organizację pracy.

  •  

    Zyskujesz czas, który możesz przeznaczyć na rozwój firmy. Znajdujące się zawsze pod ręką archiwum dokumentów elektronicznych to korzyść w postaci szybszego i łatwiejszego zarządzania dokumentami w porównaniu z tradycyjnym archiwum w formie papierowej.

Zobacz co zyskasz korzystając z EBI24:

  •  

    bezpieczny i zdalny dostęp do informacji, z dowolnego miejsca, o dowolnej porze,

  •  

    pełne szyfrowanie przechowywanych dokumentów zarówno na czas połączenia, przesyłania danych, jak i podczas ich zapisu w bazie danych,

  •  

    ochrona przed utratą i zniszczeniem dokumentów,

  •  

    szybkie wyszukiwanie dowolnego dokumentu, bez konieczności wizyty w biurze,

  •  

    porządek i kontrolę.

Jak wygląda podział pracy?

  • Każda kancelaria prawna musi gwarantować bezpieczeństwo w procesie obiegu i przechowywania dokumentów. EBI24 zapewnia przejrzysty podział dostępu do dokumentacji dla partnerów kancelarii, aplikantów i innych osób mających styczność z dokumentami. Zastosowane rozwiązanie w znacznym stopniu wpłynie na płynność pracy. W przypadku, kiedy aplikant musi zapoznać się z aktami konkretnej sprawy lub z dokumentami dotyczącymi danego klienta wyeliminowana została konieczność angażowania partnera prowadzącego. Aplikant może dotrzeć do dokumentacji w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. Jest to niezwykle istotna zaleta, która ma decydujące znaczenie w nagłych przypadkach, wymagających podjęcia czynności poza biurem kancelarii.

    Błyskawiczne i precyzyjne przyporządkowanie dowolnego dokumentu do sprawy lub klienta, a następnie szybkie jego wyszukanie umożliwione zostało dzięki systemowi wielopoziomowych katalogów, etykiet i dokumentów powiązanych. Dzięki temu każdy pracownik kancelarii może w pełni skupić się na swoich obowiązkach wiedząc, że wszystkie niezbędne dokumenty ma zawsze pod ręką.

W jaki sposób przebiega korespondencja z klientami?EBI24 umożliwia bezpieczną, ewidencjonowaną wymianę dokumentów pomiędzy kancelarią a jej klientami.

Zobacz w jaki sposób usprawniono wysyłkę dokumentów:

  • Z EBI24 wysyłka dokumentów może odbywać się bezpośrednio przez system. Wszelkie dokumenty przesyłane są na właściwy adres e-mail klienta lub bezpośrednio na jego konto w EBI24. Niezwykłym udogodnieniem jest to, że system pozwala śledzić status przesłanej dokumentacji. System na bieżąco informuje o dostarczeniu dokumentu do odbiorcy, o jego odczytaniu, a następnie o ewentualnym jego przyjęciu bądź odrzuceniu. Takie rozwiązanie znacznie usprawnia komunikację wewnątrz kancelarii.

    W przypadku wysyłki dokumentów na adres e-mail innych stron sprawy tak zorganizowana korespondencja również ma zastosowanie. Np. po wysłaniu wezwania do zapłaty na adres e-mail dłużnika klienta status dokumentu w systemie EBI zmienia się bezpośrednio po jego odczytaniu.

    Każdy wysłany dokument ma przypisany i powiązany z nim dokument Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru. Znajdują się w nim informacje o podmiotach uczestniczących w procesie wysyłania i procesie akceptacji dokumentu.

W jaki sposób dokumenty od Klienta docierają do kancelarii?

Poznaj kilka sposobów dostarczania dokumentów przez Klientów:

  • 1

    wysyłka na przeznaczony w tym celu adres e-mail, mający formę numer_nip@ebi24.com, z którego przesyłki są automatycznie kierowane do akceptacji do wirtualnego sekretariatu. W zależności od adresu użytego do wysyłki, EBI24 automatycznie przypisze nadawcę do Partnera zdefiniowanego w systemie, ułatwiając późniejsze wyszukiwanie i katalogowanie dokumentów,

  • 2

    wysyłka na inny, firmowy adres e-mail z ustawionym automatycznym przekierowaniem na adres
    numer_nip@ebi24.com,

  • 3

    wysyłka wewnątrz sieci EBI24,

  • 4

    dostarczenie dokumentu PDF do pracownika firmy,

  • 5

    skan dokumentu papierowego,

  • 6

    zdjęcie dokumentu wykonane telefonem komórkowym wyposażonym w specjalną, darmową aplikację EBI24.

Niezależnie od wybranego kanału, otrzymujesz informację o przyjęciu lub odrzuceniu przesyłki, wraz z uzasadnieniem. To ma znaczący wpływ na oszczędność czasu, który często przeznaczany jest na rozliczenia dokumentów.

Zobacz w jaki sposób usprawniono wysyłkę dokumentów:

Z EBI24 udostępnisz dowolnym osobom dowolnie zdefiniowane grupy dokumentów. Wystarczy, że klient otrzyma dostęp np. do katalogów związanych z prowadzoną sprawą lub opatrzonych odpowiednią etykietą, aby miał on wgląd w akta sprawy.

Sprawdź udogodnienia w ewidencji czasu pracy i fakturowaniu

  • 1

    pola tekstowe

  • 2

    daty

  • 3

    pola kwotowe

  • 4

    wybór z listy dostępnych wartości

  • W ten sposób masz możliwość np. rejestrowania czasu pracy przeznaczonego na każdy dokument i przeliczania go na koszty klienta. Zaawansowany system raportowania umożliwia Ci ich agregację i zestawianie. Otrzymane kwoty można zamienić w faktury i wysłać do klienta.

Poznaj ułatwione generowanie raportów

  • 1

    Odpowiednie katalogowanie dokumentów umożliwia generowanie interesujących Cię raportów z odpowiednimi agregacjami danych.

  • 2

    W podanym poniżej przykładzie faktury przyporządkowane zostały wg kategorii prowadzonych spraw (Sprawy Cywilne, Karne, Podatkowe itp.).

  • 3

    Wszystkie raporty można eksportować do pliku Excel.

Zapoznaj się z raportem przychodów wg kategorii rodzaju sprawy:

Zobacz jak wygląda raport przychodów z filtrem „Klient”

Bezpiecznie i szybko opracujesz umowę i pełnomocnictwo,
dzięki podpisowi elektronicznemu EBISignw Z EBI24 możesz bezpiecznie i zdalnie podpisać elektronicznie dowolny dokument, np. pełnomocnictwo procesowe.

  •  

    Wystarczy, że naniesiesz odpowiednie podpisy na dokument i ustalisz strony, by rozpocząć proces podpisywania.

  •  

    Strony składają odręczny podpis na dokumencie za pomocą smartfona, tabletu, myszki komputerowej lub panelu dotykowego

  •  

    Każda ze stron otrzyma zdalnie dokument do podpisu, za pomocą e-maila lub sieci EBI24.

  •  

    Korzystając z funkcji podpisu elektronicznego EBISign znacząco skracasz czas potrzebny na uzyskanie podpisów i akceptacji dokumentów. EBISign eliminuje także konieczność umawiania fizycznego spotkania i dostarczenia dokumentów.

Z systemem EBI24 zyskujesz także doskonałe narzędzie do archiwizowania umów. W każdej chwili masz dostęp do skanu szukanej umowy zarówno w komputerze jak i na urządzeniu mobilnym.

Dodatkowo EBI24 pozwali Ci w prosty sposób powiązać wybrane dokumenty (np. umowę z fakturą ) i przejść z jednego dokumentu do drugiego poprzez kliknięcie w powiązany dokument.

przykład powiązania faktury z umową, której dotyczy faktura.

Zobacz jak wygląda raport przychodów z filtrem „Klient”

ZAŁÓŻ DARMOWE KONTO

i zacznij korzystać już dzisiaj!

zamknij