Archiwizacja

System EBI24 daje możliwość pełnej archiwizacji wszelkich dokumentów Twojej firmy. Do archiwum może być wprowadzony każdy dokument obsługiwany z poziomu platformy EBI24, jak również można do niego wprowadzić wszystkie dokumenty, które do chwili obecnej przechowywane były w formie papierowej. Dokumenty w archiwum można segregować, tworzyć foldery, opatrywać etykietami, jak również opisywać dodatkowymi polami. Tak samo jak w przypadku zwykłej obsługi dokumentów można tworzyć powiązania dokumentów (przykładowo oferta-umowa-zamówienie-rozliczenie-faktura). Wszystkie dane wprowadzone w czasie obsługi i przetwarzania dokumentów, takie jak powiązania, opisy i inne, zostają zachowane w momencie ich archiwizacji.

Elektroniczne archiwum dokumentów to nie tylko porządek, ale przede wszystkim znaczne ułatwienie dotarcia do poszukiwanej informacji, która już uprzednio została zarchiwizowana. Funkcja zaawansowanego wyszukiwania pozwoli odnaleźć każdy, choćby najstarszy dokument w kilka sekund.

Do dokumentów z archiwum, tak samo jak do innych dokumentów, ma dostęp każdy użytkownik konta zgodnie z przyznanymi mu uprawnieniami, z każdego miejsca i urządzenia o każdej porze.

Archiwum elektroniczne w EBI24 daje dodatkową gwarancję bezpieczeństwa zachowania dokumentów na długie lata, chroni przed ich utratą z tak prozaicznych powodów jak zalanie, pożar czy kradzież. Daje też pełną gwarancję bezpieczeństwa, że do dokumentów mają dostęp tylko uprawnione osoby.

Obsługa archiwum daje też możliwość szybkiego i wygodnego, zaledwie przy pomocy kilku kliknięć, wysyłania wskazanego dokumentu określonej osobie na jej prośbę lub żądanie (np. świadectwa pracy, umowy zatrudnienia czy PIT-u).

EBI24 zapewnia dodatkowo swoim klientom opcjonalną usługę digitalizacji obecnej dokumentacji – skanowanie, przetwarzanie dokumentacji na formę cyfrową i wprowadzanie ich do systemu EBI24.

Jakie funkcjonalności obsługuje EBI24 - szczegółowe funkcje z zakresu Archiwizacji Dokumentów:

•  Przechowywanie dokumentów elektronicznych w chmurze
•  Wprowadzanie własnych dokumentów (pdf, skany, zdjęcia)
•  Aplikacja mobilna
•  Wystawianie faktur
•  Przeglądanie dokumentów
•  Wysyłka
•  Odbiór
•  Skanowanie faktur i paragonów
•  Usługa digitalizacji dokumentów