PARTNERZY

W sekcji Partnerzy znajdują się dane podmiotów zewnętrznych - np. kontrahentów, odbiorców, usługodawców - używane do wymiany dokumentów za pośrednictwem systemu.

Dzięki umieszczeniu danych partnera na liście w sekcji Partnerzy, użytkownik ma do nich szybki dostęp podczas tworzenia faktury, zlecenia bądź innego dokumentu. Po wybraniu konkretnego partnera z listy jego dane zostają automatycznie wczytane w treści dokumentu, bez konieczności każdorazowego ich wpisywania ręcznie.

Dodanie partnera

Na liście partnerów w sekcji Partnerzy mogą być umieszczane zarówno firmy, jak i osoby fizyczne.

Aby umieścić partnera na liście, należy nacisnąć przycisk "Dodaj" znajdujący się nad listą partnerów. Pojawi się wówczas okno dodawania partnera:

screen001.png

Użytkownik wypełnia następujące pola wymagane:

  • Kraj - krajem domyślnym jest Polska; aby wybrać inny kraj należy zaznaczyć właściwą opcję na liście pojawiającej się po kliknięciu pola "Kraj":

screen002.png

  • Identyfikator - w celu wskazania wybranego rodzaju identyfikatora należy zaznzaczyć właściwą opcję na liście pojawiającej się po kliknięciu pola "Identyfikator":

screen003.png

następnie należy wpisać właściwy numer identyfikatora.

W przypadku gdy dane firmy partnera znajdują się w rejestrze GUS, nie ma potrzeby wypełniania ich ręcznie. Po wpisaniu numeru NIP partnera należy nacisnąć przycisk "Pobierz z GUS" - pozostałe dane zostaną wówczas automatycznie pobrane z rejestru.

W przypadku gdy dane partnera nie widnieją w rejestrze GUS, użytkownik wypełnia ręcznie pola:

  • Nazwa -nazwa firmy lub imię i nazwisko partnera;
  • Adres;

oraz opcjonalnie pola dodatkowe:

  • Telefon;
  • Email;
  • Kod partnera

Po wpisaniu wymaganych danych i zweryfikowaniu ich poprawności należy nacisnąć przycisk "Zapisz". Partner zostanie wówczas zapisany na liście partnerów.

Kanały komunikacji

Wymiana dokumentów pomiędzy zalogowanym użytkownikiem a partnerami odbywa się za pośrednictwem trzech kanałów komunikacji:

  • EBI24.pl - wymiana dokumentów z partnerami należącymi do sieci EBI24 następuje wewnątrz systemu EBI24;
  • Email - wymiana dokumentów z partnerami nienależącymi do sieci EBI24, dla których wprowadzono adres email, następuje za pośrednictwem systemu EBI na wskazany adres email;
  • Wydruk - w przypadku partnerów nienależących do sieci EBI24, dla których nie podano adresu email, konieczny jest wydruk dokumentu

Ustawienia dodatkowe

Po zapisaniu partera na liście w sekcji Partnerzy użytkownik ma możliwość wprowadzenia indywidualnych ustawień dotyczących konkretnego partnera.

Aby uzyskać dostęp do ustawień partnera należy kliknąć nazwę partnera na liście partnerów. Wyświetli się wówczas strona zawierająca dane partnera, jak w przykładzie poniżej:

screen004.png

Dane partnera

a) W przypadku gdy partner należy do sieci EBI24, podstawowe dane jego firmy (pola: "Kraj", "Identyfikator", Nazwa", "Adres", "Telefon", "Adres mail") są nieedytowalne - są to dane podane przez partnera podczas rejestracji konta w systemie.

Użytkownik może wprowadzić ustawienia w polach:

  • Moje konta bankowe - użytkownik może wskazać swoje konto bankowe dla rozliczeń z danym partnerem, które będzie widoczne w treści Faktury Przychodowej wystawianej dla partnera;

  • Domyślna liczba dni do płatności - użytkownik może wskazać, w ciągu ilu dni od zakończenia dostawy/usługi ma nastąpić zapłata Faktury Przychodowej wystawionej dla danego partnera.

b) W przypadku partnera nienależącego do sieci EBI24 użytkownik może edytować wszystkie dane dotyczące firmy partnera.

Użytkownik opcjonalnie wskazuje konto bankowe do rozliczeń z partnerem oraz domyślną liczbę dni do płatności Faktury Przychodowej.

Dodatkowo w przypadku partnera nienależącego do sieci EBI24, z którym komunikacja odbywa się za pomocą poczty email, użytkownik może wskazać kilka adresów email partnera służących do wymiany dokumentów. Profil partnera nienależącego do sieci EBI24 zawiera dodatkowe pola służące do wskazania alternatywnych adresów email, jak w przykładzie pniżej:

screen005.png

  • Alternatywne wychodzące adresy email - dokumenty wysłane przez użytkownika do partnra trafiać będą na wszystkie adresy email wskazane w tym polu oraz na adres email wskazany jako główny; przyjęcie bądź odrzucenie dokumentu przez partnera będzie mogło być dokonane z dowolnego ze wskazanych adresów email;

  • Alternatywne przychodzące adresy email - przesyłki przysłane z dowolnego ze wskazanych adresów email będą identyfikowane jako pochodzące od danego partnera.

Pozostałe ustawienia

W panelu ustawień dotyczących partnera użytkownik może wprowadzić dodatkowe ustawienia:

a) Konta bankowe partnera - w tej zakładce należy wprowadzić numery kont bankowych należących do partnera, które mają być domyślnie używane do rozliczeń z partnerem. W celu dodania konta bankowego, należy w zakładce "Konta bankowe partnera" nacisnąć przycisk "Dodaj" znajdujący się w lewej górnej części ekranu. Pojawi się wówczas okno dodawania konta bankowego:

screen006.png

W oknie dodawania konta bankowego użytkownik wypełnia pola:

  • Numer konta - po wprowadzeniu numeru konta bankowego system automatycznie wczytuje dane w polach: Nazwa banku oraz Kod SWIFT,
  • Waluta - należy wybrać właściwą walutę z podmenu rozwijającego się po naciśnięciu tego pola;
  • należy zaznaczyć pole Domyślne Konto Bankowe jeśli wprowadzone konto ma zostać kontem domyślnym partnera. W przypadku dodania przez użytkownika kilku numerów kont bankowych partnera, konto zaznaczone jako domyślne będzie automatycznie stosowane dla rozliczeń z partnerem.

Po naciśnięciu przycisku "Zapisz" w oknie dodawania konta bankowego, a następnie naciśnięciu przycisku "Zapisz" znajdującego się w górnej części ekranu, wprowadzone konto pojawi się na liście kont bankowych partnera.

b) Oddziały/Odbiorcy - w tej zakładce użytkownik może wprowadzić dane oddziału lub odbiorcy należącego do partnera. Aby dodać oddział/odbiorcę należy w zakładce "Oddział/Odbiorca" nacisnąć przycisk "Dodaj" znajdujący się w lewej górnej części ekranu. Pojawi się wówczas okno dodawania oddziału/odbiorcy:

screen007.png

W oknie dodawania użytkownik wypełnia pola:

  • Nazwa oddziału lub odbiorcy;

oraz opcjonalnie:

  • Adres,
  • Kraj,
  • Telefon,
  • Email,
  • GLN,
  • Kod oddziału.

W celu zapisania oddziału/odbiorcy należy nacisnąć przycisk "Zapisz" w oknie dodawania, a następnie nacisnąć przycisk "Zapisz" znajdujący się w górnej części ekranu.

c) Osoba kontaktowa - w tej zakładce użytkownik może wprowadzić dane osoby do kontaktu po stronie partnera.

W tym celu w zakładce "Osoba kontaktowa" należy wpisać dane tej osoby, jak w przykładzie poniżej:

screen008.png

W celu zapisania wprowadzonych danych należy nacisnąć przycisk "Zapisz" znajdujący się w górnej części ekranu.

d) Opiekun partnera - w tej zakładce użytkownik może wprowadzić dane osoby odpowiedzialnej za kontakt z partnerem ze strony użytkownika.

W tym celu w zakładce "Opiekun partnera" należy wpisać dane tej osoby, jak w przykładzie poniżej:

screen009.png

W celu zapisania wprowadzonych danych należy nacisnąć przycisk "Zapisz" znajdujący się w górnej części ekranu.

e) Domyślne wartości pól dokumentów - w tej zakładce użytkownik może określić treść wybranych pól dodatkowych lub nadać wybraną etykietę/przypisać do konkretnego katalogu w przypadku, gdy wartości te są wspólne dla wszystkich dokumentów dotyczących danego partnera:

screen010.png

Ustawienie domyślnych wartości pól dokumentów dotyczących danego partnera eliminuje konieczność każdorazowego wypełniania tych pól w formularzu, nadawania etykiety lub umieszczania dokumentu w katalogu. Każdy nowo utworzony dokument dotyczący danego partnera będzie miał automatycznie uzupełnione pola dodatkowe/nadaną etykietę lub katalog w sposób określony jako domyślne wartości pól dokumentów.

Import partnerów z pliku

W sekcji Partnerzy zalogowany użytkownik może wprowadzić dane partnerów poprzez wczytanie tych danych z pliku Excel.

Aby wczytać dane partnerów z pliku Excel należy nacisnąć przycisk "Import" znajdujący się nad listą partnerów. Pojawi się wówczas okno dodawania pliku:

screen011.png

W celu importu danych partnerów należy wybrać plik Excel zawierający dane, a następnie nacisnąć przycisk "OK" w oknie dodawania pliku.

Dane partnerów skutecznie zaimportowane znajdą się na liście partnerów, a użytkownik otrzyma informację o rezultacie importu:

screen012.png

Eksport danych partnerów do pliku

W sekcji Partnerzy zalogowany użytkownik może przenieść dane wszystkich lub wybranych partnerów do pliku Excel lub do wybranych programów księgowych.

Aby przenieść dane wszystkich partnerów, należy nacisnąć przycisk "Do pliku" znajdujący się nad listą partnerów, a następnie wybrać format pliku do eksportu:

screen015.png

Po wyborze formatu pliku dane parterów zostaną wyeksportowane.

Aby przenieść dane tylko wybranych partnerów, należy zaznaczyć pole wyboru znajdujące się obok nazw partnerów, których dane mają zostać wyeksportowane. Następnie należy nacisnąć przycisk "Do pliku" znajdujący się nad listą partnerów, po czym wybrać format pliku do eksportu. Po wyborze formatu pliku dane wybranych parterów zostaną wyeksportowane.

Usunięcie partnera

Aby usunąć jednego lub kilku partnerów z listy, należy w sekcji Partnerzy zaznaczyć pole wyboru znajdujące się obok nazwy partnera, który ma zostać usunięty. Nad listą partnerów pojawi się wówczas przycisk "Usuń":

screen013.png

Aby usunąć wybranego partnera, należy nacisnąć przycisk "Usuń". Następnie w oknie potwierdzenia należy nacisnąć przycisk "OK":

screen014.png

Po naciśnięciu przycisku "OK" wybrany partner zostanie usunięty z listy.