NARZĘDZIA

Filtrowanie i widok ekranu

Filtrowanie

System EBI24 umożliwia zaawansowane wyszukiwanie konkretnych dokumentów za pomocą panelu filtrowania. Panel filtrowania dokumentów znajduje się zarówno w sekcji Dokumenty (służy do wyszukiwania dokumentów bieżących), jak i w sekcji Archiwum (służy do wyszukiwania dokumentów zarchiwizowanych).

Odrębne panele filtrowania znajdują się w poszczególnych zakładkach dotyczących określonych typów dokumentów, tj. w zakładkach: "Wszystkie", "Przychody", "Koszty", "Zlecenia", "Magazyn", "Umowy", "Pozostałe" oraz "Kosz". W przypadku użycia panelu filtrowania znajdującego się w danej zakładce wyszukiwane będą wyłącznie dokumenty znajdujące się w tej zakładce.

Panel filtrowania znajduje się w lewej części ekranu, obok listy dokumentów:

Panel filtrowania zawiera zakładki umożliwiające filtrowanie za pomocą określonych parametrów.

W przypadku wpisania kilku parametrów, parametry sumują się, co oznacza, że wyszukane zostaną dokumenty spełniające łącznie wszystkie wskazane parametry.

Aby zrezygnować z przeglądania dokumentów wyszukanych na podstawie wybranych filtrów, należy zaznaczyć przycisk "Wyczyść".

Panel filtrowania zawiera następujące zakładki:

Filtrowanie podstawowe - zakładka umożliwia filtrowanie za pomocą podstawowych parametrów dotyczących dokumentu:
wyszukiwanie ogólne,
Typ dokumentu,
Typ Faktury,
Status dokumentu,
Partner,
Wartość/Wartość netto/wartość brutto,
Waluta,
Sposób płatności,
wbrane daty dotyczące dokumentów,
informacja czy dokument jest zablokowany/jest duplikatem/został zapłacony,
treść pól dodatkowych

Aby wyszukać dokument lub kilka dokumentów należy wskazać określony parametr wyszukiwania wybierając odpowiednią opcję z menu rozwijającego się po kliknięciu wybranego pola lub wpisując określone dane w przeznaczonych do tego polach.

Po wskazaniu wybranego parametru wyszukiwania automatycznie wyświetli się lista dokumentów, których ten parametr dotyczy, jak w przykładzie poniżej:

Filtrowanie po czasie - zakładka umożliwia wyszukiwanie dokumentów znajdujących się w określonym przedziale czasowym dla wybranego parametru. Użytkownik może filtrować dokumenty według następujących parametrów:
Data dokumentu,
Data utworzenia,
Data wysłania/otrzymania,
Data wystawienia,
Data zakończenia dostawy/usługi,
Termin zapłaty.

Użytkownik wybiera określony parametr zaznaczając odpowiednią opcję w menu rozwijającym się po kliknięciu pola znajdującego się nad listą dat:

Po wyborze parametru, według którego wyszukiwane będą dokumenty, należy zaznaczyć odpowiedni przedział czasowy, którego dotyczy wybrany parametr:

W przykładzie wskazanym powyżej wyszukane zostaną dokumenty utworzone w pierwszym kwartale oraz w kwietniu 2017 r.

Filtrowanie po partnerach - zakładka umożliwia wyszukiwanie dokumentów za pomocą nazwy lub numeru NIP partnera.

W zakładce filtrowania po partnerach wyświetla się lista partnerów użytkownika:

Aby wyszukać dokumenty należy wpisać nazwę partnera lub jego numer NIP w polu wyszukiwania bądź wybrać jednego lub kilku partnerów zaznaczając pole wyboru znajdujące się obok nazwy partnera.

Po wskazaniu partnera/partnerów wyświetli się lista dokumentów zawierających wskazanego partnera:

Filtrowanie po katalogu - zakładka umożliwia wyszukiwanie dokumentów znajdujących się w konkretnym katalogu lub katalogach.

W zakładce filtrowania po katalogach wyświetla się lista katalogów użytkownika:

Aby wyszukać dokumenty należy wybrać jeden lub kilka katalogów zaznaczając pole wyboru znajdujące się obok nazwy katalogu.

Po zaznaczeniu katalogu wyświetli się lista dokumentów znajdujących się we wskazanym katalogu.

Filtrowanie po etykietach - zakładka umożliwia wyszukiwanie dokumentów oznaczonych wybranymi etykietami.

W zakładce filtrowania po etykietach wyświetla się lista etykiet stosowanych przez użytkownika:

Użytkownik określa warunki filtrowania po etykietach wskazując wybrane kryterium, według którego wyszukiwane będą dokumenty:

Wszystkie - po wyborze tego kryterium, jeżeli użytkownik zaznaczy w panelu filtrowania kilka etykiet, wyszukane zostaną dokumenty posiadające łącznie wszystkie wskazane etykiety;
Przynajmniej jedna - w przypadku wyboru tego kryterium wyszukane zostaną dokumenty, które zostały opatrzone co najmniej jedną etykietą z kilku etykiet wskazanych przez użytkownika;
Żadna - w przypadku wyboru tego kryterium wyszukane zostaną dokumenty, które nie posiadają żadnej z etykiet wskazanych przez użytkownika w panelu wyszukiwania.

Użytkownik wybiera określone kryterium filtrowania zaznaczając odpowiednią opcję w menu rozwijającym się po kliknięciu pola znajdującego się nad listą etykiet:

Następnie należy zaznaczyć etykiety podlegające wyszukiwaniu:

Widok ekranu

Użytkownik systemu EBI24 ma możliwość dopasowania wyglądu listy dokumentów do własnych potrzeb.

Użytkownik może wskazać, które kolumny z danymi dotyczącymi dokumentów mają być widoczne na liście, określić parametry decydujące o kolejności wyświetlania dokumentów oraz ustawić podsumowanie kwot zawartych w dokumentach znajdujących się na liście.

Zakładki służące do ustawienia widoku listy dokumentów znajdują się w panelu narzędzi po lewej stronie ekranu, obok listy dokumentów.

Użytkownik może ustawić widok listy dokumentów zarówno w sekcji Dokumenty, jak i w sekcji Archiwum, korzystając z zakładek służących do ustawienia widoku listy znajdujących się w tych sekcjach.

Sortowanie - w tej zakładce użytkownik wskazuje kryterium decydujące o kolejności wyświetlania dokumentów na liście.

Aby wskazać kryterium sortowania należy zaznaczyć odpowiednią opcję w zakładce sortowania, jak w przykładzie poniżej:

Następnie należy wybrać opcję sortowania wybranej kolumny rosnąco lub malejąco, klikając symbol strzałki znajdującej się obok nazwy kolumny stosowanej do sortowania.

Wybór kolumn - w tej zakładce użytkownik może wybrać kolumny, które mają być widoczne na liście dokumentów.

W zakładce wyboru kolumn użytkownik wskazuje, które kolumny mają być widoczne na liście dokumentów zaznaczając jedno lub więcej pól wyboru znajdujących się obok nazwy kolumny, jak w przykładzie poniżej:

Podsumowanie wartości - w tej zakładce użytkownik może aktywować opcję podsumowania wybranych wartości zawartych w dokumentach widocznych na liście.

Aby aktywować sumowanie należy zaznaczyć jedną lub więcej opcji w zakładce ustawienia podsumowania, jak w przykładzie poniżej:

Aby podsumowanie wybranych wartości było widoczne na liście dokumentów, należy zaznaczyć wybraną wartość w zakładce wyboru kolumn:

Kolumna z wybraną wartością pojawi się wówczas na liście dokumentów, natomiast podsumowanie kwot zawartych w dokumentach pojawi się na dole ekranu pod kolumną zawierającą wybrane wartości, jak w przykładzie powyżej.

Działania na dokumentach

Działania na dokumentach z poziomu listy dokumentów

Po zalogowaniu do systemu i przejściu do sekcji Dokumenty wyświetla się ekran zawierający listę dokumentów. W zależności od wybranej zakładki lista dokumentów zawiera wybrany typ dokumentów, tj. wszystkie (w zakładce wyświetlane są wszystkie typy dokumentów generowanych w systemie), przychody, koszty, zlecenia, dokumenty magazynowe, umowy oraz pozostałe typy dokumentów.

Nad listą dokumentów w każdej zakładce znajdują się przyciski służące do wykonywania konkretnych akcji dotyczących dokumentów:

Utwórz - przycisk służy do generowania konkretnych dokumentów w systemie EBI24.

Po naciśnięciu przycisku "Utwórz" rozwija się menu zawierające listę dokumentów, które mogą być wygenerowane w danej zakładce, jak w przykładzie poniżej:

Instrukcja tworzenia konkretnych typów dokumentów znajduje się w rozdziałach dotyczących tych dokumentów.

Dodaj plik - przycisk służy do wczytania i zapisania w systemie EBI24 plików w postaci pdf lub skanu przechowywanych na lokalnym dysku komputera.

Po naciśnięciu przycisku "Dodaj plik" rozwija się menu zawierające listę dokumentów, które mogą być wczytane w danej zakładce, jak w przykładzie poniżej:

Instrukcja wczytywania plików w celu zapisania ich jako konkretnych typów dokumentów znajduje się w rozdziałach dotyczących tych dokumentów.

Importuj - przycisk służy do wczytywania jednego lub kilku dokumentów z pliku Excel lub innego formatu pliku obsługiwanego przez system EBI24.

Po naciśnięciu przycisku "Importuj" rozwija się menu zawierające listę typów dokumentów, które mogą być zaimportowane w danej zakładce, oraz listę formatów plików do importu, jak w przykładzie poniżej:

Instrukcja importowania dokumentów z pliku w celu zapisania ich jako konkretnych typów dokumentów w systemie znajduje się w rozdziałach dotyczących tych dokumentów.

Do Pliku - za pomocą tego przycisku użytkownik ma możliwość pobrania jednego lub więcej dokumentów z poziomu poszczególnych zakładek w celu zapisania ich na własnym dysku komputera.
pobranie wybranych dokumentów z listy - w celu pobrania jednego lub więlu wybranych dokumentów jednocześnie, należy zaznaczyć wybrane dokumenty na liście klikając pole wyboru znajdujące się obok tytułu dokumentu, a następnie nacisnąć przycisk "Do Pliku". Pojawi się wówczas menu zawierające formaty plików, w jakich mogą zostać pobrane dokumenty:

W zależności od typu pobieranych dokumentów, mogą one zostać zapisane jako:

plik Excel,
plik pdf,
plik pdf z załącznikami - w przypadku gdy pobierany dokument posiada dodane załączniki, zostaną one również pobrane,
w przypadku faktur system EBI24 umożliwia ich eksport do wybranych systemów księgowych.

W celu pobrania dokumentów w określonym formacie pliku należy wybrać odpowiednią opcję w menu. Dokumenty zostaną wówczas automatycznie zapisane na lokalnym dysku komputera w wybranym formacie.

opcje zaawansowane - system EBI24 umożliwia pobranie dokumentów na lokalny dysk komputera z wykorzystaniem zaawansowanych opcji eksportu.

W celu skorzystania z opcji zaawansowanych należy w menu pojawiającym się po naciśnięciu przycisku "Do Pliku" zaznaczyć opcję "Wybierz format...". Pojawi się wówczas okno eksportu dokumentów, w którym możliwy będzie wybór formatu eksportu oraz dodatkowe działania na eksportowanych dokumentach:

a) przeniesienie do katalogu/nadanie etykiety - niezależnie od wybranego formatu eksportu użytkownik ma możliwość oznaczenia w systemie EBI24 eksportowanych dokumentów poprzez nadanie im określonej etykiety lub przeniesienie ich do wybranego katalogu w systemie;

b) pozostałe opcje eksportu dostępne są w zależności od wybranego formatu eksportu:

w przypadku zaznaczenia w oknie eksportu dokumentów formatu Excel, użytkownik może w opcjach eksporu wskazać, czy dokumenty mają zostać przeniesione do pliku Excel:
bez pozycji,
z pozycjami (w tym produkty, pola dodatkowe itp.):

w przypadku zaznaczenia w oknie eksportu dokumentów formatu Plik/Plik z załącznikami oznaczającego eksport dokumentów w formacie pdf, użytkownik może w opcjach eksporu wskazać, czy dokumenty mają zostać po pobraniu pogrupowane na dysku lokalnym w określony sposób. W celu wyboru rodzaju grupowania należy zaznaczyć odpowiednią opcję w menu rozwijającym się po kliknięciu pola grupowania wyeksportowanych dokumentów:

w przypadku eksportu do pliku pdf dokumentów, które mają status Wysłane/Odczytane/Przyjęte/Odrzucone system EBI24 umożliwia wygenerowanie dodatkowo podczas eksportu dokumentu potwierdzenia statusu dokumentu, zawierającego dane podmiotów uczestniczących w procesie tworzenia, wysyłania i akceptacji dokumentu.

Użytkownik wskazuje, czy chce skorzystać z możliwości wygenerowania potwierdzenia, zaznaczając w oknie eksportu odpowiednią opcję:

W przypadku skorzystania z opcji eksportu potwierdzenia, na dysku lokalnym komputera użytkownika zostaje zapisany dokument potwierdzenia:

pobranie wszystkich dokumentów z listy - naciśnięcie przycisku "Do Pliku" bez uprzedniego zaznaczenia dokumentów na liście spowoduje przeniesienie wszystkich dokumentów znajdujących się na liście do pliku Excel.
Wyślij - użytkownik ma możliwość wysłania z poziomu listy jednego lub wielu dokumentów jednocześnie do różnych partnerów.

W celu wysłania dokumentów należy na liście zaznaczyć jeden lub więcej dokumentów o statusie "Nie wysłano", klikając pole wyboru znajdujące się obok tytułu dokumentu. Akcja ta spowoduje pojawienie się nad listą dokumentów przycisku "Wyślij":

Po naciśnięciu przycisku "Wyślij" i potwierdzeniu chęci wykonania operacji dokumenty zostaną wysłane do odbiorców. Ich status na liście zmieni się na "Wysłane".

Po wysłaniu dokumentów na ekranie wyświetli się okno z podsumowaniem operacji:

Pozostałe akcje - użytkownik ma możliwość wykonania z poziomu listy określonych działań na jednym lub wielu wybranych dokumentach jednocześnie.

Po zaznaczeniu jednego lub więcej dokumentów na liście, nad listą wyświetli się przycisk "Akcja":

Po naciśnięciu przycisku "Akcja" w rozwijającym się menu pojawi się lista działań dostępnych do wykonania na zaznaczonych dokumentach. Lista dostępnych działań zawiera wyłącznie akcje możliwe do wykonania wspólnie dla wszytkich zaznaczonych dokumentów, tj. np. w przypadku zaznaczenia jednocześnie kilku faktur i zleceń nie będzie możliwe wystawienie faktury korygującej lub wystawienie faktury ze zlecenia - te działania będą możliwe do wykonania z poziomu listy tylko w przypadku zaznaczenia pojedynczej faktury lub zlecenia.

W przypadku gdy użytkownik zaznaczy na liście kilka typów dokumentów, po naciśnięciu przycisku "Akcja" pojawi się menu z listą dostępnych działań jak w przykładzie poniżej:

Przenieś do Archiwum - w przypadku wybrania tej opcji wszystkie zaznaczone dokumenty zostaną przeniesione do sekcji Archiwum;
Edycja masowa - ta opcja daje możliwość jednczesnej edycji wszystkich zaznaczonych dokumentów. Poddane edycji masowej mogą być wyłącznie pola wspólne dla wszytkich zaznaczonych dokumentów, np. wspólne pola dodatkowe, pole "Opis", jak w przykładzie poniżej:

Zablokuj - opcja blokady dokumentu polega na wykluczeniu możliwości dokonania zmian dokumentu. Zablokowanego dokumentu nie można edytować ani usunąć, natomiast dozwolone są następujące operacje:
nadanie etykiety,
umieszczenie w katalogu,
przeniesienie do Archiwum
wysłanie.

Zablokowany dokument może zostać odblokowany wyłącznie przez użytkownika, który go zablokował.

Po zablokowaniu dokumentu na liście dokumentów obok jego tytułu pojawi się symbol kłódki:

Usuń - w przypadku wyboru tej opcji zaznaczone zbędne dokumenty zostaną umieszczone w zakładce "Kosz".

Działania na dokumentach z poziomu dokumentu

Po kliknięciu na liście dokumentów w link do wybranego dokumentu, na ekranie wyświetla się treść dokumentu. Nad dokumentem znajdują się przyciski służące do wykonywania działań związanych z tym konkretnym dokumentem:

Po naciśnięciu symbolu strzałki znajdującego się z lewej strony dokumentu, rozwja się formularz zawierający dane związane z treścią dokumentu (takie jak typ dokumentu, jego status, tytuł/numer, dane partnera, daty) oraz dodatkowe dane (takie jak opis dokumentu, pola dodatkowe), jak w przykładzie poniżej:

W przypadku dokumentów generowanych w systemie EBI24, dane formularza związane z treścią dokumentu są nieedytowalne - są one automatycznie wczytywane po zapisaniu dokumentu. W celu zmiany tych danych należy dokonać edycji treści dokumentu - wówczas zmienione dane zostaną automatycznie zapisane w formularzu.

W przypadku dokumentów w formacie pdf lub jako skany wczytywanych z lokalnego dysku komputera, dnae formularza związane z treścią dokumentu są edytowalne i mogą być uzupełnione przez użytkownika, jak w przykładzie poniżej:

Akcja - po naciśnięciu przycisku "Akcja" w rozwijającym się menu pojawi się lista działań dostępnych do wykonania na konkretnym dokumencie, jak w przykładzie poniżej:

Do Pliku - za pomocą tego przycisku użytkownik ma możliwość pobrania konkretnego dokumentów w celu zapisania go na własnym dysku komputera w jednym z dostępnych formatów, jak w przykładzie poniżej:

W celu pobrania dokumentu w określonym formacie pliku należy wybrać odpowiednią opcję w menu. Dokument zostanie wówczas automatycznie zapisany na lokalnym dysku komputera w wybranym formacie.

System EBI24 umożliwia pobranie dokumentu na lokalny dysk komputera z wykorzystaniem zaawansowanych opcji eksportu. Instrukcja korzystania z opcji zaawansowanych znajduje się w opisie eksportu dokumentów "Do Pliku" z poziomu listy dokumentów.

Drukuj - po naciśnięciu przycisku "Drukuj" dokument w formacie pdf zostanie skierowany do druku.

Nadawanie/usuwanie etykiet

System EBI24 umożliwia nadawanie etykiet jednemu lub wielu dokumentom jednocześnie.

Użytkownik określa wygląd i treść wykorzystywanych przez siebie etykiet w sekcji Ustawienia>Etykiety.

W celu nadania etykiet wybranym dokumentom należy na liście dokumentów zaznaczyć jeden lub wiele dokumentów, którym ma być nadana etykieta. Następnie należy nacisnąć przycisk z symbolem etykiety i znakiem "+" znajdujący się nad listą dokumentów, po czym na rozwijającym się podmenu należy wybrać etykietę, która ma zostać nadana dokumentom:

Użytkownik może również nadać etykietę konkretnemu dokumentowi z poziomu dokumentu klikając na liście dokumentów link do dokumentu, któremu ma zostać nadana etykieta. Po wyświetleniu dokumentu należy nacisnąć przycisk z symbolem etykiety znajdujący się nad dokumentem, po czym na rozwijającym się podmenu należy zaznaczyć etykietę, która ma zostać zastosowana:

W celu usunięcia etykiety z jednego lub wielu dokumentów jednocześnie należy na liście dokumentów zaznaczyć jeden lub wiele dokumentów, którym ma zostać usunięta etykieta. Następnie należy nacisnąć przycisk z symbolem etykiety i znakiem "-" znajdujący się nad listą dokumentów, po czym na rozwijającym się podmenu należy wybrać etykietę, która ma zostać usunięta:

Umieszczanie dokumentów w katalogu

System EBI24 umożliwia umieszczanie jednego lub wielu dokumentów jednocześnie w wybranym katalogu.

Użytkownik określa listę wykorzystywanych przez siebie katalogów w sekcji Ustawienia>Katalogi.

W celu umieszczenia wybranych dokumentów w katalogu należy na liście dokumentów zaznaczyć jeden lub wiele dokumentów, które mają być umieszczone w katalogu. Następnie należy nacisnąć przycisk z symbolem katalogu znajdujący się nad listą dokumentów, po czym na rozwijającym się podmenu należy wybrać katalog, w którym mają zostać umieszczone dokumenty:

Użytkownik może również umieścić konkretny dokument w katalogu z poziomu dokumentu klikając na liście dokumentów link do dokumentu, który ma zostać umieszczony w katalogu. Po wyświetleniu dokumentu należy nacisnąć przycisk z symbolem katalogu znajdujący się nad dokumentem, po czym na rozwijającym się podmenu należy zaznaczyć katalog, w którym ma zostać umieszczony dokument:

Powiązanie dokumentów

System EBI24 umożliwia powiązanie ze sobą wybranych dokumentów, np. umowy i wystawionego do niej rachunku, zlecenia i wystawionej do niego faktury itp.

W celu powiązania ze sobą wybranych dokumentów należy na liście dokumentów zaznaczyć dokumenty, które mają być ze sobą powiązane. Następnie należy nacisnąć przycisk powiązania znajdujący się nad listą dokumentów:

Użytkownik może także powiązać ze sobą dokumenty z poziomu konkretnego dokumentu klikając na liście dokumentów link do wybranego dokumentu. Po wyświetleniu dokumentu należy nacisnąć przycisk dodawania dokumentów powiązanych znajdujący się nad dokumentem, a następnie nacisnąć przycisk "Dodaj":

Wyświetli się wówczas okno wyboru zawierające listę dokumentów użytkownika znajdujących się w systemie:

Użytkownik zaznacza na liście dokumenty, które mają zostać ze sobą powiązane klikając pole wyboru znajdujące się obok tytułu dokumentu:

Po naciśnięciu w oknie wyboru przycisku "OK" zaznaczone dokumenty zostaną powiązane z wyświetlonym dokumentem.

Lista powiązanych dokumentów znajduje się w menu rozwijającym się po naciśnięciu przycisku powiązania znajdującego się nad dokumentem:

Linki do dokumentów powiązanych są aktywne, co umożliwia szybki podgląd treści dokumentu powiązanego.

Dodawanie załączników do dokumentu

EBI24 umożliwia dodawanie do wybranego dokumentu innych dokumentów w postaci pliku pdf, zdjęcia lub skanu jako załączników bezpośrednio z lokalnego dysku komputera użytkownika.

W celu dodania załącznika należy na liście dokumentów kliknąć link do wybranego dokumentu, a następnie w oknie dokumentu nacisnąć przycisk dodawania załącznika znajdujący się nad dokumentem. W rozwijającym się menu należy nacisnąć przycisk "Dodaj":

Następnie należy wczytać wybrany plik (lub większą ilość plików) poprzez wybór z listy dokumentów pojawiającej się po kliknięciu w oknie dodawania pliku lub przeciągnięcie i upuszczenie pliku/plików w oknie dodawania pliku:

Po wybraniu pliku i wczytaniu go jako załącznika, plik widoczny jest w menu rozwijającym się po naciśnięciu przycisku z symbolem załącznika znajdującego się nad dokumentem:

Linki do dokumentów dodanych jako załączniki są aktywne, co umożliwia szybki podgląd treści załącznika.